חייגן אוטומטי

תוכן עניינים

• סקירה כללית
• מה נדרש לפני הגדרת חייגן אוטומטי
• לפני ההגדרה
• כיצד להגדיר קמפיין חייגן אוטומטי
• הפעלת הקמפיין
• טיפים ושיטות עבודה מומלצות
• חייגן אוטומטי - שאלות נפוצות

סקירה כללית

החייגן האוטומטי ב-PBX.IM הוא כלי שיחות יוצאות חכם שמחייג אוטומטית מספרי טלפון מרשימת שיחות מוגדרת מראש. ברגע שלקוח עונה, השיחה מנותבת לסוכן פנוי מהתור שנבחר. זה מבטיח:

• סוכנים מבלים יותר זמן בדיבור, פחות זמן בחיוג.
• שיחות מנוהלות ביעילות 24/7.
• קמפיינים יכולים להתרחב ללא התערבות ידנית.

מה נדרש לפני הגדרת חייגן אוטומטי

לפני השקת קמפיין חייגן אוטומטי, וודאו שהאלמנטים הבאים מוכנים:

1. תור פעיל עם סוכנים מוקצים

   • נווטו לניתוב שיחות > תורי שיחות.
   • ודאו שהתור הרצוי קיים ויש בו סוכנים פעילים ומחוברים.
   • קראו כיצד להגדיר תורי שיחות.

2. קבוצת זמן מוגדרת

   • נווטו לניתוב שיחות > תנאי זמן > קבוצות זמן.
   • הגדירו את שעות החיוג הרצויות (למשל, 9:00 - 17:00).
   • קראו כיצד להגדיר תנאי זמן.
   • חשוב: קבוצות זמן פועלות לפי אזור הזמן המקומי של החשבון שלכם.
     • אם החשבון שלכם מוגדר ללונדון אך אתם מתקשרים ללוס אנג'לס, המירו את השעות המועדפות של לוס אנג'לס לשעון לונדון.
     • למשל, 9:00 EST → 14:00 BST.

3. (אופציונלי): רשימת שיחות CSV מוכנה בפורמט E164 (שם, טלפון, אימייל וכו').

E.164 הוא פורמט מספרי טלפון בינלאומי עם "+" וקוד מדינה, עד 15 ספרות, המבטיח ייחודיות גלובלית (למשל, +14155552671)

כיצד להגדיר קמפיין חייגן אוטומטי

להגדרת קמפיין, עברו ל: ניתוב שיחות > חייגן אוטומטי לחצו על "+ הוסף קמפיין" (או השתמשו בכפתור החיפוש בפינה השמאלית העליונה וחפשו "חייגן אוטומטי".)

כעת תראו חמש לשוניות הגדרה עיקריות:

1. כללי
2. רשימת שיחות
3. אל תתקשרו
4. זיהוי מתקשר
5. כללי תזמון מחדש

1. לשונית כללי

חשוב: חובה להוסיף לפחות שם לקמפיין; אחרת הוא לא יישמר.

2. לשונית רשימת שיחות

העלאת רשימת השיחות

• בחרו את המדינה - זה חשוב מאוד! קוד המדינה ברירת המחדל משמש לאימות והמרת מספרי טלפון מפורמט מקומי לפורמט הבינלאומי E.164. זה חל על מספרים ללא קוד מדינה ברשימה שהעליתם. בחירת מדינה שגויה עלולה לגרום לשגיאות.
• לחצו על העלאת קובץ מקומי.
• בחרו את קובץ ה-CSV שלכם.
• המערכת בודקת מספרים לא חוקיים או בפורמט שגוי.
• השתמשו בכפתור הגדר מיפוי להקצאת עמודות:
  • מפו מספר טלפון, שם, אימייל וכו'.
  • דוגמה: אם שדה מספר הליד שלכם מופיע תחת שם, מפו אותו מחדש נכון.

קוד מדינה ברירת מחדל מומלץ תמיד לבחור מדינה לפני העלאת ה-CSV שלכם, כדי ש-PBX.IM יוכל להחיל את הקידומת הבינלאומית הנכונה אם המספרים שלכם אינם בפורמט E.164.

לוח בקרה מס' 4: הגדרת קמפיין חייגן אוטומטי

הערה: אם שם עמודה שגוי או שתרצו להוסיף אחד חדש, ניתן לעשות זאת על ידי יצירת משתנה חדש.

לאחר מיפוי ואימות, לחצו על ייבוא ואישור.

3. לשונית אל תתקשרו

הממשק והזרימה של לשונית אל תתקשרו (DNC) דומים מאוד ללשונית רשימת השיחות. תעלו קובץ CSV, תמפו שדות במידת הצורך ותאשרו ייבוא - אך המערכת משתמשת ברשימה זו לחסימת שיחות יוצאות ולא לחיוגן.

מטרה:

מנעו ממספרים ספציפיים להיות מחויגים, גם אם הם כלולים ברשימת השיחות העיקרית שלכם.

4. לשונית זיהוי מתקשר

לשונית זו מאפשרת לכם לשלוט באיזה מספר הלקוחות שלכם רואים כשהחייגן האוטומטי מתקשר אליהם. ניתן לבחור זיהוי מתקשר ברירת מחדל מחשבון PBX.IM שלכם או ללכת צעד נוסף ולהקצות מספרים שונים למדינות שונות, מה שיכול לשפר משמעותית את שיעורי המענה, במיוחד עבור קמפיינים בינלאומיים.

5. לשונית כללי תזמון מחדש

הגדירו כמה פעמים המערכת צריכה לנסות להתקשר שוב לאיש קשר בהתבסס על תוצאת השיחות הקודמות. הגדירו מגבלות לשליטה מתי החייגן מפסיק לנסות שיחות נוספות.

ב_כללי תזמון מחדש_, כברירת מחדל:

• ניסיונות מקסימליים מוגדר ל-3
• משך מינימלי לסיווג כנפתר מוגדר ל-15 שניות

הגדרות:

• ניסיונות מקסימליים מתייחס לכמה פעמים סוכן ינסה שיחה מסוימת.
• משך מינימלי לסיווג כנפתר מתייחס לזמן השיחה המינימלי בין אדם לסוכן. למשל, אם המשך המינימלי מוגדר ל-15 שניות, השיחה תיחשב הושלמה ברגע שלסוכן הייתה לפחות שיחה של 15 שניות עם איש הקשר.

הערות חשובות:

• ערך הניסיונות המקסימליים מגדיר את המגבלה העליונה להגדרה במצב מתקדם. למשל, אם הגדרתם ניסיונות מקסימליים ל-3, תוכלו להגדיר עד 3 ניסיונות בודדים בהגדרות המתקדמות. כדי לוודא שהכל עובד כמצופה, התאימו את ערך הניסיונות המקסימליים להגדרה המתקדמת המיועדת שלכם.
• אפשרות נסה שוב אחרי מאפשרת לכם להגדיר ידנית כמה זמן המערכת צריכה להמתין לפני שהסוכן מבצע את הניסיון הבא.

הפעילו מצב מתקדם להגדרות ניסיון חוזר מפורטות לכל תוצאה.

5.1 כיצד עובד "נסה שוב אחרי"

התפריט הנפתח "נסה שוב אחרי" מאפשר לכם להגדיר את מרווח הזמן בין ניסיונות חוזרים כאשר שיחה לא מצליחה.

לדוגמה:

• סטטוס שיחה: תפוס
• ניסיונות: 3
• נסה שוב אחרי: שעה אחת

במקרה זה, המערכת תנסה להתקשר לאותו איש קשר עד 3 פעמים, עם הפסקה של שעה בין כל ניסיון.

זה מסייע למקסם את הסיכויים להגיע לאיש הקשר מבלי להציף אותו או להסתכן בחסימה.

בחרו מרווח "נסה שוב אחרי" שהגיוני עבור הקהל ואסטרטגיית השיחות שלכם.

הפעלת הקמפיין

לאחר השלמת כל ההגדרות:

1. סקרו כל לשונית.
2. לחצו שמור.
3. הפעילו את הקמפיין מעמוד החייגן האוטומטי הראשי כדי להתחיל לחייג.

לוח בקרה של קמפיין חייגן אוטומטי פעיל - הסבר מדדים

• מופעל/כבוי מציין אם הקמפיין פעיל כרגע (מופעל) או לא פעיל (כבוי).
• שם השם שהוקצה לקמפיין.
• רשימת שיחות רשימת אנשי הקשר המתוזמנים לחיוג כחלק מקמפיין זה.
• יעד מטרה מתייחס למודול או נקודת הקצה שנבחרו בתוך הקמפיין שאליהם מנותבות שיחות. זה משתנה בהתאם להגדרה שלכם. למשל, אם משתמש נבחר כיעד המטרה, שיחות יועברו לאותו משתמש ספציפי.
• סטטוס מציג את המצב הנוכחי של הקמפיין. לדוגמה:
  • הושלם: מציין את מספר אנשי הקשר שענו לשיחות.
  • מוצה: מייצג אנשי קשר שלא ענו, ומספר ניסיונות השיחה המקסימלי אליהם הגיע.
• התקדמות

מציג כמה אנשי קשר "נפתרו" מתוך סך רשימת השיחות. איש קשר נחשב נפתר אם השיחה נענתה או מוצתה. למשל, אם ההתקדמות מראה 75 מתוך 100, המשמעות היא ש-75 אנשי קשר חויגו. כאשר תרחפו מעל סרגל ההתקדמות, הוא גם יציג כמה שיחות נענו בהצלחה וכמה מוצו.

טיפים ושיטות עבודה מומלצות

• שמרו על מקדם חיוג מקדים שמרני בהתחלה (0 או 1), במיוחד עם צוותים קטנים.
• עקבו אחר שיחות שלא נענו - יותר מדי עשויות להצביע על קבוצת זמן שגויה או הגדרות חיוג מקדים אגרסיביות מדי.
• השתמשו בזיהוי מתקשר מקומי להגברת שיעורי המענה.
• שמרו ועדכנו באופן קבוע את רשימת אל תתקשרו שלכם כדי לעמוד בתקנות המקומיות.

חייגן אוטומטי - שאלות נפוצות

1. מה קורה אם מספר מופיע גם ברשימת השיחות וגם ברשימת אל תתקשרו?

המספר ידולג. PBX.IM נותן עדיפות לרשימת אל תתקשרו ולעולם לא יחייג מספר הכלול שם, גם אם הוא נמצא ברשימת השיחות העיקרית.

2. כיצד עובד "מקדם חיוג מקדים" ואיזה ערך כדאי להשתמש?

מקדם חיוג מקדים שולט בכמה שיחות המערכת מבצעת לכל סוכן פנוי.

• 0 פירושו שיחה אחת לסוכן פנוי.
• 1 פירושו 2 שיחות לסוכן, וכן הלאה. התחילו עם 0 או 1 כדי להימנע משיחות נפולות והגדילו רק אם יש לכם זמינות סוכנים חזקה.

3. האם ניתן לתזמן שיחות לפי אזור הזמן המקומי של הנמען?

כן. הפעילו את מתג "התחשבות בשעה מקומית" בלשונית כללי. זה מבטיח ששיחות מבוצעות לפי השעה המקומית של הנמען (על בסיס קוד המדינה של מספרו).

4. באיזה פורמט קובץ כדאי להשתמש להעלאת רשימות שיחות או רשימות DNC?

השתמשו בקובץ CSV בקידוד UTF-8. ודאו שלקובץ יש לפחות עמודה אחת עם מספרי טלפון. PBX.IM יעזור לכם למפות את השדות נכון במהלך ההעלאה.

5. מה לעשות אם השיחות שלי לא מבוצעות למרות שהקמפיין פעיל?

בדקו את הדברים הבאים:

• ודאו שסוכנים מחוברים וזמינים בתור שנבחר.
• ודאו שקבוצת הזמן מאפשרת שיחות בזמן זה.
• אשרו שתנאי מינימום סוכנים זמינים מתקיים.
• בדקו שלרשימת השיחות שלכם יש מספרים חוקיים הניתנים למיפוי.