הכרזות
סקירה כללית:
באמצעות תכונת ההכרזות ב-PBX.IM, ניתן להשמיע הודעות מוקלטות מראש למתקשרים נכנסים.
תוכן עניינים
מבוא להכרזות
השתמשו בהכרזות כדי להשמיע הודעות חד-פעמיות או הודעות דינמיות המותאמות אישית עם משתנים בהתאם לצרכי הארגון שלכם. בחרו את השפה, סוג הקול והמוזיקה שמתנגנת לפני ואחרי ההכרזה.
גישה להכרזות
- היכנסו ללוח הבקרה של PBX.IM
- עברו ל"ניתוב שיחות"
- בחרו "הכרזות" מהתפריט הנפתח
הגדרת הכרזה
לחצו על ''הוסף הכרזה'' והשלימו את הטופס על ידי מעקב אחר השלבים הבאים:
הוספת הכרזה
| שדה | מטרה | אופן שימוש |
|---|---|---|
| שם | הקצאת שם לתצורת ההכרזה. | הקלידו שם תמציתי ותיאורי, כמו "התראת סגירת משרד" או "עדכון צוות שבועי." לחצו ENTER לאחר מכן. |
| תוויות | תגים או מילות מפתח לניהול, מיון או סיווג קלים יותר. | הקלידו את שם התווית ולחצו ENTER. ניתן להוסיף מספר תוויות. |
| סוג | הגדרת פורמט ההכרזה: קובץ בודד או קובץ דינמי. | בחרו "קובץ בודד" אם ההכרזה היא הודעה חד-פעמית או "דינמי" אם התוכן משתנה בהתאם לקריטריונים או קלטים ספציפיים. |
סוג קובץ בודד
כאשר בוחרים "קובץ בודד" מדובר בהודעה חד-פעמית. המערכת תציג 2 שדות קלט: קובץ מדיה ויעד.
להגדרת קובץ מדיה, בחרו מהתפריט הנפתח את המתאים להכרזה שלכם. לאחר בחירת קובץ המדיה, השלב הבא הוא בחירת היעד. ניתן לבחור מבין: משתמש, תנאי זמן, נקודת קצה, תור, הכרזה, העברה, IVR, תא קולי, קבוצת צלצול, או ועידה. לאחר בחירת היעד, ניתן לבחור מהתפריט הנפתח את הערך.
סוג דינמי
ניתן לבחור באפשרות זו כאשר רוצים להגדיר את ההכרזות על בסיס קריטריונים או קלטים ספציפיים. המערכת תציג 6 שדות קלט:
- משתנה: מאפשר התאמה אישית של ההכרזה על בסיס תוכן דינמי, כגון פרטים ספציפיים למשתמש. הזינו את שם המשתנה (כגון
$var) שהמערכת תחליף בנתונים בפועל בזמן ההכרזה. יש לכם גם מתג לדילוג אם שדה המשתנה ריק, המבטיח שרק הודעות מלאות יועברו. - מדיה לפני: מאפשר בחירת קובץ מוזיקה או צליל שיושמע לפני ההכרזה העיקרית. בחרו מהרשימה הנפתחת אחד מקבצי השמע הזמינים.
- מדיה אחרי: דומה ל"מדיה לפני", אך להשמעת קבצי שמע לאחר ההכרזה העיקרית. בחרו מהרשימה הנפתחת את השמע המתאים למטרתכם.
- שפה: בחרו מהרשימה הנפתחת את שפת ההכרזה.
- קול: מהרשימה בחרו את סגנון הקול או הדובר להכרזה. יש לכם מספר אפשרויות מקולות שנוצרו בבינה מלאכותית ועד קולות גבריים או נשיים.
- יעד: בחרו לאן או למי ההכרזה צריכה להיות מועברת ברשת.
כאשר תרצו לערוך או למחוק רשומה כלשהי, כל שעליכם לעשות הוא לעבור לעמוד הראשי וללחוץ על כפתור העריכה ✏️ או המחיקה.
מקרי שימוש נפוצים
בואו נבחן כמה מקרי שימוש נפוצים שממחישים טוב יותר כיצד ניתן להשתמש בהכרזות בעסק שלכם:
התראות חירום:
- תרחיש: יש לכם צורך דחוף להעביר מידע בטיחותי קריטי במצבי חירום כגון שריפות, הפסקות חשמל או מזג אוויר קיצוני.
- פתרון: הכרזה משודרת מיידית לכל המכשירים בארגון כדי ליידע את העובדים על מצב החירום ולספק הנחיות ברורות לגבי פעולות מיידיות או הליכי פינוי.
עדכונים כלל-ארגוניים:
- תרחיש: החברה שלכם צריכה להפיץ מידע חשוב במהירות למספר מחלקות ומיקומים, כגון שינויי מדיניות או הכרזות הנהלה.
- פתרון: הודעה מוקלטת מראש מהנהלת החברה מתוזמנת ומושמעת לכל העובדים בשעה קבועה, המבטיחה תקשורת עקבית והגעה מיידית.
התראות תחזוקת IT:
- תרחיש: תחזוקת IT מתוכננת דורשת זמן השבתה למערכות שצוותים רבים משתמשים בהן, מה שמחייב תקשורת ברורה כדי למנוע הפרעות.
- פתרון: הכרזות מבוצעות לפני תחילת התחזוקה, המפרטות את התזמון ומשך הזמן הצפוי, ומסייעות לצוותים לתכנן את עבודתם סביב זמן ההשבתה ולצמצם אובדן פרודוקטיביות.
תזכורות הדרכה:
- תרחיש: לארגון שלכם יש מפגשי הדרכה מתמשכים שעובדים צריכים להשתתף בהם, אך שיעורי ההשתתפות נמוכים בשל בלבול בלוח הזמנים או שכחנות.
- פתרון: הכרזות סדירות נשלחות כדי להזכיר לעובדים על מפגשי הדרכה קרובים, כולל פרטים על הזמן והמיקום, מה שעוזר להגדיל את ההשתתפות ומבטיח שכל העובדים מעודכנים בהדרכות הנדרשות.